Qué determina el coste del software a medida

«¿Cuánto costará este software?» es la pregunta que más nos hacen. La respuesta no es una sola cifra, y decirlo parece una evasiva. No lo es. Una cifra dada sin conocer las partidas que determinan el coste es o bien más alta de lo necesario, o bien una cifra que subirá a mitad del proyecto.

En este artículo explico qué partidas determinan el coste de un software a medida y en qué fijarse al leer una oferta. No doy cifras, porque cada proyecto es distinto. Pero ver de dónde sale la cifra hace mucho más fácil comparar ofertas.

El número de pantallas es una medida engañosa

El coste del software suele pensarse en número de pantallas. Una pantalla de inicio de sesión, un listado, un formulario, un informe. Pero las pantallas son la parte visible del coste.

Dos formularios que parecen iguales pueden tener costes muy distintos. Uno escribe los datos introducidos en una tabla. El otro valida esos mismos datos, los muestra a personas distintas según sus permisos, los envía a otro sistema y registra cada cambio. El coste lo determinan las reglas que hay detrás de la pantalla.

Integraciones

Un software rara vez funciona solo. El sistema de contabilidad, la autenticación, los pagos, el correo electrónico, los sistemas antiguos de la organización o un servicio público. Cada conexión es un trabajo aparte.

Conectarse a un servicio bien documentado y con una interfaz sólida puede llevar unos días. Conectarse a un sistema antiguo con documentación incompleta y sin entorno de pruebas puede llevar semanas. Preguntar en la fase de oferta por la documentación y las posibilidades de prueba de cada integración aclara la parte más incierta del coste.

Datos y migración

Si el nuevo software no empieza con una base de datos vacía, habrá que migrar datos del sistema antiguo. En la mayoría de las ofertas esto ocupa una sola línea, y es uno de los puntos donde más a menudo se retrasan los proyectos. Explicamos por qué en el artículo que escribimos sobre la migración de datos.

Seguridad y normativa

Un software que trata datos de salud, datos de estudiantes o datos financieros requiere más trabajo que una herramienta interna de aspecto similar. Acceso basado en roles, registros de acceso, cifrado, aplicación de plazos de conservación, supresión y anonimización. Son tareas difíciles de añadir después. Incluirlas en el alcance desde el principio es más barato y más seguro.

Incertidumbre

En todo proyecto hay cosas que no se saben. Una buena oferta las escribe por separado y dice cómo se tratarán. Una mala oferta, en cambio, o suma la incertidumbre al precio en silencio o no la tiene en cuenta. Lo segundo es más peligroso, porque la diferencia aparece a mitad del proyecto en forma de factura adicional.

La mejor forma de reducir la incertidumbre es poner una breve fase de descubrimiento al principio del proyecto. En esa fase se aclaran el alcance, las integraciones y los datos. Después, el desarrollo propiamente dicho se presupuesta con una cifra más sólida.

Pruebas y aceptación

Las pruebas son la partida más expuesta a recortes. Cuando se recortan, también son la partida que se paga más tarde. Pruebas automáticas, pruebas de aceptación y pruebas con usuarios reales. Si en la oferta no se ve el esfuerzo dedicado a las pruebas, ese esfuerzo o no se hará o recaerá sobre su equipo.

Después de la entrega

El coste del software no termina el día de la entrega. Siguen el alojamiento, las copias de seguridad, las actualizaciones de seguridad, la actualización de las bibliotecas que se usan y las pequeñas mejoras. Ver estas partidas por separado en la fase de oferta evita sorpresas al final del primer año.

Al leer una oferta

Cuando compare varias ofertas, escriba una al lado de otra qué incluye cada una. Si están incluidas las integraciones, si está incluida la migración de datos, cuánto hay de pruebas, cómo se presupuesta el mantenimiento, de quién será el código fuente. La mayoría de las diferencias de precio muestran que no se está presupuestando el mismo trabajo.

En resumen

El coste del software a medida no lo determinan las pantallas, sino las reglas que hay detrás de ellas, las integraciones, los datos, la seguridad, las pruebas y el mantenimiento. Una oferta que escribe claramente estas partidas, aunque parezca más cara, muchas veces sale más barata.