Por qué la cláusula informativa debe coincidir con el esquema de la base de datos

Este artículo empieza con un texto jurídico, pero el origen del problema está en el software. El lugar que muestra con más exactitud qué datos recoge una organización es el esquema de la base de datos de la aplicación que usa. Si la cláusula informativa no coincide con ese esquema, la corrección muchas veces no debe empezar por el texto, sino por el sistema.

Cuando reviso el aviso de protección de datos de una organización, lo primero que hago no es leerlo. Es coger las categorías de datos que enumera y compararlas con el esquema de la base de datos.

Esa comparación arroja casi siempre el mismo resultado: hay campos que el aviso no menciona. A veces ocurre lo contrario, categorías que el aviso enumera pero que el sistema nunca llega a recoger. Ambos casos apuntan al mismo problema de fondo. El aviso se elaboró a partir de una plantilla, no de una comprobación real de los hechos.

El deber no es redactar un documento

El artículo 10 de la Ley 6698 exige que el responsable del tratamiento, al recabar datos personales, comunique ciertas cosas: su identidad, la finalidad del tratamiento, los destinatarios a los que se transferirán los datos y por qué, el método de recogida y la base jurídica, además de los derechos recogidos en el artículo 11.

El verbo clave aquí es comunicar. El documento es un vehículo; el deber consiste en dar información exacta. Un aviso que da información inexacta es peor que no tener aviso alguno, porque la organización ha hecho ya una declaración que no coincide con la realidad.

Por eso redactar el aviso tiene que venir después del inventario, no antes. Una organización con inventario escribe el aviso en un día. Una que no lo tiene lo escribe sin saber realmente sobre qué está escribiendo.

Los cinco errores que veo con más frecuencia

Llevo años viendo los mismos errores, y ninguno de ellos se debe a falta de conocimiento jurídico.

Fundir el aviso y el consentimiento expreso en una sola casilla. El usuario marca "he leído y acepto" y se le considera a la vez informado y consintiente. El aviso es una comunicación, no algo que se acepta. Esa fusión debilita el carácter del consentimiento como declaración de voluntad independiente.

Mostrar el aviso después de que la operación ya se ha completado. Se envía el formulario y luego aparece un enlace al aviso en una página de agradecimiento. Para entonces los datos ya se han recogido.

Forzar un único aviso a cubrir todos los procesos. Selección de personal, contacto con clientes, relación con proveedores y visitas al sitio web se agrupan en un mismo documento. El resultado es un aviso general que no describe con exactitud ninguno de ellos.

No indicar la base jurídica, o enumerarlas todas a la vez. Una frase como "conforme a las condiciones previstas en los artículos 5 y 6" no indica base jurídica alguna. Debe escribirse aquella de la que dependa realmente cada tratamiento concreto.

No indicar el plazo de conservación. El Comunicado espera que esto figure en la información dada al interesado, y si no se indica, el interesado no tiene manera de saber durante cuánto tiempo se conservarán sus datos.

Cómo debe estructurarse el aviso

Un buen aviso se redacta proceso por proceso. No empieza con "nuestra empresa trata sus datos personales", empieza con "cuando rellena el formulario de contacto, se tratan los siguientes datos".

Elaborar una tabla de cuatro columnas para cada proceso facilita mucho acertar: categoría de datos, finalidad del tratamiento, base jurídica, plazo de conservación. Con esa tabla lista, el aviso prácticamente se escribe solo, y quien lo lee puede encontrar lo que busca.

El lenguaje también importa. El Comunicado exige que la información se transmita con un lenguaje claro, comprensible y sencillo. En la práctica vemos lo contrario. Los avisos se alargan, las frases se vuelven pesadas y el resultado deja de leerse. Un aviso que nadie lee no cumple su función de comunicación. Simplificarlo no es aquí una cuestión de estilo, es lo que exige el deber.

Mantener el aviso al día

Un aviso de protección de datos no es un documento que se escribe una vez y se olvida. Cuando se añade un nuevo campo, se empieza a trabajar con un nuevo proveedor o se incorpora una nueva transferencia, el aviso también debe actualizarse.

La única manera sostenible de lograrlo es vincular la actualización al propio proceso de desarrollo. Un cambio que añade un nuevo campo de datos personales al modelo de datos debe activar también la actualización del inventario y del aviso. Sin ese vínculo, el aviso se aleja de la realidad ya en el primer año, y nadie se da cuenta.

Así construimos ese vínculo en nuestro propio sitio. Cuando añadimos la función de análisis asistido por inteligencia artificial, entró al mismo tiempo en el aviso una sección aparte que explica la transferencia internacional. La función no se publicó sin ella. Ese debe ser el orden.