Yeni yazılıma geçerken veri taşıma: kayıtları neden üç kez sayıyoruz

Bir kurum yeni bir sisteme geçerken en çok yeni sistemin özelliklerini konuşur. Ekranlar, raporlar, mobil uygulama. Eski sistemdeki verinin nasıl taşınacağı ise genellikle en sona kalır ve "bir aktarım yaparız" diye geçilir.

Projelerin asıl sıkıştığı yer orası. Kod çalışıyor, ekranlar hazır, ama müşteri kayıtlarının bir kısmı eksik geliyor ve kimse kaç tanesinin, neden eksik olduğunu bilmiyor.

Bu yazıda taşımaya başlamadan önce, sırasında ve sonrasında neyi kontrol ettiğimizi anlatıyorum.

Önce envanter

Taşımaya ilk satır kodla değil, bir listeyle başlıyoruz. Eski sistemde hangi tablolar var, her birinde kaç kayıt var, hangi alan ne anlama geliyor, hangisi artık kullanılmıyor.

Bu listede en sık çıkan sürpriz, aynı bilginin iki yerde tutulması. Müşterinin adresi hem müşteri tablosunda hem fatura tablosunda duruyor ve ikisi birbirini tutmuyor. Hangisinin doğru kabul edileceği teknik bir karar değil, kurumun vereceği bir karar. Bunu taşımadan önce sormak gerekiyor.

İkinci sürpriz, eski sistemin bir Excel dosyası olması. Excel'de kurala bağlanmamış her alan, bir gün birinin "geçici olarak" farklı bir şey yazdığı alandır. Tarih sütununda "yok" yazan satırlar, telefon sütununda iki numara olan hücreler çıkıyor.

Alan eşleme

İki sistem veriyi aynı biçimde tutmuyor. Eski sistemde tek bir "ad soyad" alanı varken yenisinde iki ayrı alan olabilir. Eski sistemde serbest metin olan şehir, yenisinde bir listeden seçiliyor olabilir.

Her alan için bir eşleme kuralı yazıyoruz: eski alan, yeni alan ve aradaki dönüşüm. Kurala uymayan kayıtlar sessizce düzeltilmiyor, ayrı bir listeye düşüyor. O listeyi kurumla birlikte tek tek inceliyoruz.

Sessiz düzeltme cazip görünüyor ama bir taşımada yapılabilecek en kötü şey. Hatalı bir kayıt eski sistemde hatalıydı. Taşıma sırasında tahminle düzeltilirse, yeni sistemde doğru görünen ama yanlış bir kayıt olur. Bunu bir daha kimse fark etmez.

Üç kez saymak

Taşıma bittiğinde "tamamlandı" demek için kayıtları üç noktada sayıyoruz.

Birincisi kaynak. Eski sistemde taşınması gereken kayıt sayısı, tablo tablo.

İkincisi aktarım. Taşıma betiğinin okuduğu, dönüştürdüğü ve ayrı listeye ayırdığı kayıt sayısı.

Üçüncüsü hedef. Yeni sistemde gerçekten oluşan kayıt sayısı.

Kaynak, aktarılan ile ayrılanların toplamına eşit olmalı. Aktarılan da hedefe eşit olmalı. Bu iki eşitlik tutmuyorsa taşıma bitmemiştir, ne kadar az fark olursa olsun. Birkaç yüz kayıtlık bir fark, birkaç yüz müşterinin geçmişinin kaybolması demek.

Sayının tutması tek başına yetmiyor. Sayılar tutup içerik bozulmuş olabilir. Bu yüzden rastgele seçilen kayıtları iki sistemde yan yana açıp alan alan karşılaştırıyoruz. Tutarlar ve tarihler gibi kritik alanlar için toplam ve özet değerleri de iki tarafta ayrıca hesaplıyoruz.

Deneme taşıması ve geri dönüş planı

Gerçek taşımayı ilk kez gerçek günde yapmıyoruz. Önce verinin bir kopyasıyla en az iki deneme taşıması yapıyoruz. Her denemede süreyi ölçüyor, ayrılan kayıtları inceliyor, eşleme kurallarını düzeltiyoruz.

Gerçek taşımadan önce bir geri dönüş planı yazılı hâle geliyor. Taşıma yarıda kalırsa ya da sayılar tutmazsa ne yapılacak, eski sisteme hangi noktaya kadar dönülebilecek, bu kararı kim verecek. Bu sorular taşıma günü sorulduğunda, cevaplar aceleyle veriliyor.

Kısa bir süre iki sistem birlikte

Mümkün olduğunda, yeni sistem açıldıktan sonra kısa bir süre eski sistem de salt okunur olarak açık kalıyor. Bir kayıt eksik ya da yanlış görünürse eski sisteme bakıp karşılaştırmak mümkün oluyor.

Bu sürenin sonu baştan belirleniyor. Belirlenmezse iki sistem aylarca yan yana yaşıyor ve hangisinin doğru olduğu yeniden tartışılmaya başlıyor.

Taşımamak da bir karar

Her eski kayıt yeni sisteme taşınmak zorunda değil. Saklama süresi dolmuş veriyi yeni sisteme taşımak, kurumu o veriyi gereksiz yere saklamaya devam ettirir. Kişisel veriler bakımından bu ayrıca bir yükümlülük ihlaline dönüşebilir.

Taşıma, bu ayıklamayı yapmak için iyi bir an. Saklama süresi dolan kayıtları belirliyor, kurumun onayıyla taşıma dışında bırakıyor ve silme işlemini kayıt altına alıyoruz. Yeni sistem böylece temiz başlıyor.

Kısaca

Veri taşıma bir aktarım değil, küçük bir proje. Envanter, eşleme, üç aşamalı sayım, deneme taşıması ve geri dönüş planı olmadan yapılan taşıma, yeni sistemin ilk gününde güven kaybettirir.