Was die Kosten von Individualsoftware bestimmt

„Was kostet diese Software?“ ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird. Die Antwort ist keine einzelne Zahl, und das klingt nach Ausflucht. Ist es nicht. Eine Zahl, die genannt wird, ohne die Kostentreiber zu kennen, ist entweder zu hoch oder steigt mitten im Projekt.

In diesem Beitrag beschreibe ich, welche Posten die Kosten einer Individualsoftware bestimmen und worauf man beim Lesen eines Angebots achten sollte. Ich nenne keine Zahlen, denn jedes Projekt ist anders. Aber wer sieht, woher eine Zahl kommt, kann Angebote viel leichter vergleichen.

Die Zahl der Bildschirme ist ein irreführendes Maß

Softwarekosten werden oft in Bildschirmen gedacht. Eine Anmeldeseite, eine Liste, ein Formular, ein Bericht. Die Bildschirme sind aber nur der sichtbare Teil der Kosten.

Zwei Formulare, die gleich aussehen, können sehr unterschiedlich viel kosten. Das eine schreibt die eingegebenen Daten in eine Tabelle. Das andere prüft dieselben Daten, zeigt sie je nach Berechtigung verschiedenen Personen, schickt sie an ein anderes System und protokolliert jede Änderung. Die Kosten bestimmen die Regeln hinter dem Bildschirm.

Integrationen

Software läuft selten allein. Buchhaltungssystem, Authentifizierung, Zahlung, E-Mail, die Altsysteme der Organisation oder ein Dienst einer Behörde. Jede Anbindung ist eine eigene Arbeit.

Die Anbindung an einen Dienst mit guter Dokumentation und stabiler Schnittstelle kann ein paar Tage dauern. Die Anbindung an ein altes System ohne vollständige Dokumentation und ohne Testumgebung kann Wochen dauern. Wer schon in der Angebotsphase nach Dokumentation und Testmöglichkeit jeder Integration fragt, klärt den unsichersten Teil der Kosten.

Daten und Migration

Startet die neue Software nicht mit einer leeren Datenbank, müssen Daten aus dem Altsystem übernommen werden. In den meisten Angeboten steht dazu nur eine Zeile, und gerade hier geraten Projekte am häufigsten in Verzug. Warum das so ist, haben wir im Beitrag über Datenmigration beschrieben.

Sicherheit und Recht

Eine Software, die Gesundheitsdaten, Schülerdaten oder Finanzdaten verarbeitet, braucht mehr Arbeit als ein internes Werkzeug, das genauso aussieht. Rollenbasierter Zugriff, Zugriffsprotokolle, Verschlüsselung, Umsetzung von Aufbewahrungsfristen, Löschung und Anonymisierung. Das lässt sich nachträglich schwer ergänzen. Es von Anfang an einzuplanen, ist günstiger und sicherer.

Unsicherheit

In jedem Projekt gibt es Unbekannte. Ein gutes Angebot führt sie gesondert auf und sagt, wie damit umgegangen wird. Ein schlechtes Angebot rechnet die Unsicherheit entweder still in den Preis ein oder berücksichtigt sie gar nicht. Das Zweite ist gefährlicher, denn die Differenz kommt mitten im Projekt als Nachtragsrechnung.

Der beste Weg, Unsicherheit zu verringern, ist eine kurze Discovery-Phase am Anfang des Projekts. In dieser Phase werden Umfang, Integrationen und Daten geklärt. Die eigentliche Entwicklung wird danach mit einer belastbareren Zahl bepreist.

Test und Abnahme

Tests sind der Posten, der am ehesten gekürzt wird. Und wenn er gekürzt wird, zahlt man den Preis am spätesten. Automatisierte Tests, Abnahmetests und Erprobung mit echten Nutzern. Ist im Angebot kein Aufwand für Tests zu sehen, wird dieser Aufwand entweder gar nicht geleistet oder bleibt an Ihrem Team hängen.

Nach der Übergabe

Die Kosten einer Software enden nicht am Tag der Übergabe. Hosting, Backups, Sicherheitsupdates, Upgrades der verwendeten Bibliotheken und kleine Verbesserungen laufen weiter. Wer diese Posten schon im Angebot gesondert sieht, erlebt am Ende des ersten Jahres keine Überraschung.

Beim Lesen eines Angebots

Wenn Sie mehrere Angebote vergleichen, schreiben Sie nebeneinander auf, was jedes enthält. Sind Integrationen enthalten, ist die Datenmigration enthalten, wie viel Test ist vorgesehen, wie ist die Wartung bepreist, bei wem bleibt der Quellcode. Die meisten Preisunterschiede zeigen, dass nicht dieselbe Arbeit bepreist wurde.

Kurz gesagt

Die Kosten von Individualsoftware bestimmen nicht die Bildschirme, sondern die Regeln dahinter, Integrationen, Daten, Sicherheit, Tests und Wartung. Ein Angebot, das diese Posten offen aufführt, ist oft günstiger, auch wenn es höher aussieht.