Hinweis zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Dieser Text erfüllt in einem einzigen Dokument zwei Pflichten zugleich: für betroffene Personen in der Türkei die Informationspflicht nach Artikel 10 des Gesetzes Nr. 6698, für betroffene Personen in der Europäischen Union die Informationspflicht nach Artikel 13 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Für Rechte und Rechtsbehelfe, die sich ausschließlich aus dem Unionsrecht ergeben, siehe Abschnitt 10.

1. Identität des Verantwortlichen

Dieser Datenschutzhinweis wurde von Kulular Bilişim Teknolojileri Limited Şirketi (das Unternehmen), das nach dem türkischen Gesetz Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten (das Gesetz) die Stellung des Verantwortlichen innehat, im Rahmen von Artikel 10 des Gesetzes sowie der Mitteilung über die bei der Erfüllung der Informationspflicht zu beachtenden Verfahren und Grundsätze erstellt.

• Firma: Kulular Bilişim Teknolojileri Limited Şirketi
• MERSİS-Nummer: 0591095454600001
• Handelsregisternummer: 550123, Ankara Ticaret Sicili Müdürlüğü
• Anschrift: Kızılırmak Mah. 1450 Sk. Hayat Plaza No: 16 Çankaya / Ankara
• E-Mail: [email protected]

Nach Artikel 3 des Gesetzes gilt als personenbezogenes Datum "jede Information über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person". Es wird daher dringend gebeten, in an das Unternehmen gerichteten Formularen und Nachrichten nicht mehr personenbezogene Daten mitzuteilen, als das jeweilige Anliegen erfordert.

Werden in Formularen oder Nachrichten personenbezogene Daten einer dritten Person mitgeteilt, gilt diese Person als im Sinne von Artikel 10 des Gesetzes informiert, und es wird davon ausgegangen, dass für die Mitteilung die nach Artikel 5 des Gesetzes erforderliche Rechtsgrundlage vorliegt.

2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich über die nachfolgend genannten Kanäle und beschränkt auf die genannten Zwecke.

2.1. Kontaktformular

• Identitätsdaten: Vor- und Nachname
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse
• Berufserfahrungsdaten: Name der Organisation, sofern mitgeteilt
• Transaktionssicherheitsdaten: zur Missbrauchsverhinderung vorübergehend gespeicherte IP-Adresse
• Weitere Angaben, die die betroffene Person im Nachrichteninhalt mitteilt

2.2. Freitextfeld im Bildschirm für das Arbeitsprotokoll

Auf der Startseite befindet sich im Bildschirm für das Arbeitsprotokoll ein Feld, in dem die betroffene Person auf Wunsch ihr eigenes unternehmensbezogenes Anliegen als Freitext eingeben kann. Der in dieses Feld eingegebene Text wird, wie in Abschnitt 5 unten beschrieben, an im Ausland ansässige Dienstleister übermittelt und automatisiert verarbeitet.

Es wird dringend gebeten, in dieses Feld keine personenbezogenen Daten, Mandanteninformationen, Geschäftsgeheimnisse oder der Vertraulichkeit unterliegende Informationen einzugeben. Auf diesen Umstand wird unmittelbar neben dem Feld zusätzlich hingewiesen.

2.3. Besucherstatistik (Google Analytics)

Die Website nutzt Google Analytics zur Messung der Besucherstatistik. Diese Verarbeitung beginnt erst, wenn die betroffene Person im Cookie-Hinweis am Seitenende ausdrücklich einwilligt; solange keine Einwilligung erteilt oder diese abgelehnt wurde, werden keine Daten verarbeitet.

• Transaktionssicherheits- und Nutzungsdaten: besuchte Seite, verweisende Website
• Standortdaten: aus der IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Standort; die IP-Adresse selbst wird nicht vollständig gespeichert
• Transaktionssicherheitsdaten: ungefährer Geräte- und Browsertyp

Die Einwilligung kann jederzeit über "Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile der Seite widerrufen werden. Näheres regelt die Cookie-Richtlinie.

2.4. E-Mail-Korrespondenz und KAI, das KI-Teammitglied

E-Mails an das Unternehmen werden auch von KAI gelesen, dem KI-Teammitglied des Unternehmens. KAI beantwortet Routinenachrichten selbst und plant Termine. Jede von KAI gesendete Nachricht trägt eine Signatur, die angibt, dass sie von einem KI-System verfasst wurde. Bei Nachrichten außerhalb der Routine erstellt KAI nur einen Entwurf, über den Versand entscheidet das Team des Unternehmens.

• Identitätsdaten: Vor- und Nachname
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und, sofern in der Nachricht enthalten, Telefonnummer
• Daten zur beruflichen Erfahrung: Organisation und Funktion, sofern in der Nachricht enthalten
• Für die Terminplanung mitgeteilte Datums-, Uhrzeit- und Teilnehmerangaben
• Sonstige Informationen, die die betroffene Person im Inhalt der Nachricht mitteilt

Bitte senden Sie per E-Mail keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, keine vertraulichen Informationen Dritter und keine Geschäftsgeheimnisse.

3. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

• Durchführung der Kommunikation
• Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
• Führung vorvertraglicher Gespräche
• Durchführung von Informationssicherheitsprozessen und Verhinderung von Missbrauch
• Rechtskonforme Durchführung der Tätigkeiten
• Messung der Besucherstatistik bei erteilter Einwilligung
• Führung der E-Mail-Korrespondenz und Terminplanung

Personenbezogene Daten werden nicht zu Zwecken des Direktmarketings, der Profilbildung oder der Werbung verarbeitet, nicht an Dritte verkauft und nicht übertragen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden auf Grundlage der folgenden, in Artikel 5 Absatz 2 des Gesetzes geregelten Rechtsgrundlagen verarbeitet.

• Buchstabe c: Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Vertragsparteien ist erforderlich, sofern sie in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrags steht.
• Buchstabe ç: Die Verarbeitung ist zwingend erforderlich, damit der Verantwortliche eine ihm obliegende Rechtspflicht erfüllen kann.
• Buchstabe f: Die Verarbeitung ist erforderlich für die berechtigten Interessen des Verantwortlichen, sofern die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person dadurch nicht beeinträchtigt werden.

Die Messung der Besucherstatistik mit Google Analytics stützt sich dagegen nicht auf die vorgenannten Gründe, sondern auf die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Artikel 5 Absatz 1 des Gesetzes. Diese Einwilligung wird über den Cookie-Hinweis am Seitenende eingeholt und kann jederzeit über "Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile widerrufen werden.

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht vorgesehen. Eine Verarbeitungstätigkeit im Sinne von Artikel 6 des Gesetzes findet daher nicht statt.

Die von KAI geführte E-Mail-Korrespondenz und die Terminplanung stützen sich auf die oben genannten Buchstaben c und f.

5. Übermittlung personenbezogener Daten

5.1. Übermittlung im Inland

Über das Kontaktformular übermittelte Nachrichten werden über den E-Mail-Dienstanbieter an das geschäftliche E-Mail-Konto des Unternehmens weitergeleitet.

5.2. Übermittlung ins Ausland

Der in das Freitextfeld des Bildschirms für das Arbeitsprotokoll eingegebene Text wird zum Zweck der Analyse über den Server des Unternehmens an im Ausland ansässige Anbieter großer Sprachmodelle übermittelt. Der Empfängerkreis besteht aus dem vermittelnden Dienstleister, der den Modellzugang bereitstellt, sowie dem Anbieter, der das Modell betreibt. Das Unternehmen kann den Dienstleister von Zeit zu Zeit wechseln. Die Firma des jeweils aktuellen Empfängerdienstleisters wird der betroffenen Person auf Anfrage mitgeteilt.

Diese Übermittlung erfolgt im Rahmen von Artikel 9 des Gesetzes und nur, wenn die betroffene Person aus eigenem Willen einen Text in das genannte Feld eingibt und den Sendevorgang auslöst. Der Text wird nach Erzeugung des Analyseergebnisses vom Unternehmen nicht gespeichert und nicht aufbewahrt.

Die betroffene Person kann diese Übermittlung verhindern, indem sie das genannte Feld nicht nutzt. Alle übrigen Funktionen der Website funktionieren auch ohne Nutzung dieses Feldes vollständig.

E-Mails an das Unternehmen werden für die in Abschnitt 2.4 beschriebene Verarbeitung ebenfalls an im Ausland ansässige Anbieter großer Sprachmodelle übermittelt. Die Empfängergruppe besteht aus dem vermittelnden Dienstleister, der den Zugang zum Modell bereitstellt, und dem Anbieter, der das Modell betreibt. Die Firma der aktuellen Anbieter wird der betroffenen Person auf Anfrage mitgeteilt. Diese Übermittlung erfolgt unter den in Artikel 9 des Gesetzes vorgesehenen Voraussetzungen.

5.3. Übermittlung im Rahmen von Google Analytics

Erteilt die betroffene Person die in Abschnitt 2.3 beschriebene ausdrückliche Einwilligung über den Cookie-Hinweis, werden die Daten der Besucherstatistik von Google Ireland Limited verarbeitet. Der rechtliche Rahmen, auf den sich Google für Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union stützt, ist in Googles eigener Datenschutzerklärung beschrieben. Ohne erteilte Einwilligung findet diese Übermittlung nicht statt.

5.4. Übermittlung an zuständige Behörden

Personenbezogene Daten können, sofern gesetzlich ausdrücklich vorgesehen oder von zuständigen öffentlichen Stellen rechtmäßig angefordert, ausschließlich im Umfang der jeweiligen Anfrage an die betreffenden Stellen übermittelt werden. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nicht an Dritte verkauft, nicht zu Marketingzwecken weitergegeben und nicht übertragen.

6. Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten

• Aufzeichnungen des Kontaktformulars: höchstens zwei Jahre ab Abschluss der Bearbeitung des Anliegens
• Zur Transaktionssicherheit gespeicherte IP-Adresse: höchstens vierundzwanzig Stunden
• Freitextfeld des Arbeitsprotokolls: keine dauerhafte Speicherung
• Besucherdaten von Google Analytics: die in den Kontoeinstellungen von Google Analytics festgelegte Dauer, höchstens vierzehn Monate
• E-Mail-Korrespondenz: höchstens zwei Jahre nach Abschluss der Anfrage

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten nach Maßgabe der Verordnung über die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

7. Methode der Erhebung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden über die Website auf elektronischem Wege, durch eigene Angabe der betroffenen Person und teilweise durch automatisierte Verfahren erhoben.

Daten zur E-Mail-Korrespondenz werden über die Nachrichten erhoben, die die betroffene Person an das Unternehmen sendet, und, wie in Abschnitt 2.4 erläutert, teilweise automatisiert verarbeitet.

8. Rechte der betroffenen Person

Die betroffene Person kann sich nach Artikel 11 des Gesetzes an den Verantwortlichen wenden und die folgenden Rechte ausüben.

• Zu erfahren, ob eigene personenbezogene Daten verarbeitet werden
• Bei erfolgter Verarbeitung Auskunft über diese zu verlangen
• Den Verarbeitungszweck sowie zu erfahren, ob die Daten zweckgemäß verwendet werden
• Zu erfahren, an welche Dritten die Daten im In- oder Ausland übermittelt wurden
• Bei unvollständiger oder unrichtiger Verarbeitung die Berichtigung zu verlangen
• Unter den in Artikel 7 des Gesetzes vorgesehenen Voraussetzungen die Löschung oder Vernichtung zu verlangen
• Zu verlangen, dass Berichtigung, Löschung und Vernichtung den Dritten mitgeteilt werden, an die die Daten übermittelt wurden
• Der ausschließlich auf automatisierte Systeme gestützten Analyse zu widersprechen, wenn diese zu einem nachteiligen Ergebnis führt
• Bei einem durch rechtswidrige Verarbeitung entstandenen Schaden dessen Ersatz zu verlangen

9. Verfahren der Antragstellung

Die betroffene Person kann ihre Anliegen nach Artikel 13 des Gesetzes sowie der Mitteilung über Verfahren und Grundsätze bei der Antragstellung gegenüber dem Verantwortlichen schriftlich oder unter Verwendung einer registrierten E-Mail-Adresse, einer sicheren elektronischen Signatur, einer mobilen Signatur oder einer zuvor dem Unternehmen mitgeteilten und im System hinterlegten E-Mail-Adresse übermitteln.

Anträge können an [email protected] oder an die Anschrift Kızılırmak Mah. 1450 Sk. Hayat Plaza No: 16 Çankaya / Ankara gerichtet werden. Das Unternehmen beantwortet den Antrag je nach Art des Anliegens so rasch wie möglich und in jedem Fall innerhalb von höchstens dreißig Tagen unentgeltlich. Erfordert die Bearbeitung zusätzliche Kosten, kann eine von der zuständigen Behörde festgelegte Gebühr erhoben werden.

Wird der Antrag abgelehnt, wird die erteilte Antwort als unzureichend angesehen oder erfolgt keine fristgerechte Antwort, kann die betroffene Person innerhalb von dreißig Tagen ab Kenntnis der Antwort und in jedem Fall innerhalb von sechzig Tagen ab Antragstellung Beschwerde beim türkischen Ausschuss zum Schutz personenbezogener Daten einlegen.

10. Zusätzliche Informationen für betroffene Personen in der Europäischen Union

Das Unternehmen ist in der Türkei niedergelassen und verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich im Rahmen des Gesetzes Nr. 6698. Für die Daten von in der Europäischen Union befindlichen betroffenen Personen kann jedoch die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz- Grundverordnung, DSGVO) anwendbar sein. Dieser Abschnitt enthält ergänzend zu den vorstehenden Ausführungen die nach der DSGVO erforderlichen Informationen; bei einem Widerspruch gilt die für die betroffene Person günstigere Regelung.

10.1. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Kontaktformular: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Beantwortung eingehender Anfragen).
• Transaktionssicherheitsprotokoll: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Verhinderung von Missbrauch und automatisierten Übermittlungen).
• Freitextfeld im Bildschirm für das Arbeitsprotokoll: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung). Die Einwilligung wird durch das Absenden des Textes erteilt und kann jederzeit durch Nichtnutzung des Feldes widerrufen werden; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
• Erfüllung rechtlicher Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• E-Mail-Korrespondenz und Terminplanung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: rechtzeitige Beantwortung eingehender Nachrichten).

10.2. Übermittlung ins Ausland und Garantien

Die oben in Abschnitt 5.2 beschriebene Übermittlung kann eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums darstellen. Das Unternehmen nimmt diese Übermittlung auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person im Sinne von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO vor und nur, wenn das genannte Feld genutzt wird. Mit den Dienstleistern werden, soweit anwendbar, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zugrunde gelegt. Die betroffene Person kann durch Nichtnutzung dieses Feldes bewirken, dass die Übermittlung gar nicht erst stattfindet.

Die in Abschnitt 5.2 beschriebene Übermittlung von E-Mails kann ebenfalls eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums darstellen. Sie erfolgt auf Grundlage einer der in Kapitel V DSGVO vorgesehenen Garantien.

10.3. Rechte nach der DSGVO

Zusätzlich zu den oben in Abschnitt 8 genannten Rechten stehen betroffenen Personen im Anwendungsbereich der DSGVO folgende Rechte zu.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18).
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Erhalt der eigenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20).
• Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung einzulegen (Art. 21).
• Recht, eine auf Einwilligung beruhende Verarbeitung jederzeit durch Widerruf der Einwilligung zu beenden (Art. 7 Abs. 3).
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Die betroffene Person kann sich an die Datenschutzbehörde des Mitgliedstaats ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

10.4. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Das Unternehmen trifft keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die im Sinne von Art. 22 DSGVO rechtliche Wirkung entfalten oder die betroffene Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Das Analyseergebnis im Bildschirm für das Arbeitsprotokoll ist ein Entwurf und erzeugt keine Entscheidung über eine Person.

Die Antworten von KAI auf Routinenachrichten und die von KAI geplanten Termine sind keine Entscheidungen, die der betroffenen Person gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Der Hinweis in der Signatur jeder von KAI gesendeten Nachricht, dass sie von einer KI verfasst wurde, erfolgt für betroffene Personen in der Europäischen Union im Rahmen der Transparenzpflicht nach Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz.

10.5. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtend. Das Ausfüllen der Felder des Kontaktformulars ist lediglich erforderlich, damit auf das Anliegen geantwortet werden kann; erfolgt keine Angabe, besteht die einzige Folge darin, dass das Unternehmen sich nicht zurückmelden kann.

11. Änderungen

Das Unternehmen behält sich vor, diesen Datenschutzhinweis entsprechend Gesetzesänderungen und Entwicklungen in seiner Tätigkeit zu aktualisieren. Die aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht, und das Datum des Inkrafttretens wird zu Beginn des Textes angegeben.