Diez preguntas para elegir una empresa de software

Cuando una organización busca una empresa de software, suele tener tres o cuatro ofertas en la mano. Los precios son distintos y los plazos también, pero los textos se parecen mucho. Todos hablan de «metodología ágil», «arquitectura escalable» y «solución integral».

Estas palabras no distinguen a una empresa de otra. Lo que las distingue son las respuestas a las preguntas que se hacen en la primera reunión. En este artículo repaso esas preguntas. Como empresa de software, a nosotros también nos las hacen, y queremos que nos las hagan.

1. ¿Cómo definen el alcance?

Una buena empresa no da un precio en la primera reunión. Primero intenta entender qué hay que hacer. Quién lo va a usar, cómo funciona hoy el trabajo, con qué sistemas tiene que comunicarse, qué datos va a tratar.

Un precio dado sin estas respuestas no es una estimación, es una esperanza. Si la oferta no explica cómo se ha definido el alcance, pregúntelo.

2. ¿Dejan por escrito lo que no saben?

Al principio de todo proyecto hay cosas que no se saben. Cuántos datos vendrán del sistema antiguo, si la documentación de una integración está al día, cómo recibirán los usuarios la nueva pantalla.

Una empresa que lo escribe claramente en la oferta le está enseñando dónde está el riesgo. Una oferta que lo esconde todo dentro de un precio cerrado hace invisible el riesgo. El riesgo no desaparece, solo aparece más tarde.

3. ¿Con qué criterio aceptaremos la entrega?

La mayoría de los desacuerdos en los proyectos de software nacen de la pregunta «¿funciona?». La causa no es técnica. Lo que pasa es que nadie escribió al principio qué significa «funciona».

Haga usted esta pregunta. Para cada funcionalidad debe constar por escrito en qué caso se da por terminada. Lo explicamos en detalle en el artículo que escribimos sobre los criterios de aceptación.

4. ¿Cada cuánto veremos algo que funcione?

No ver durante seis meses un software que se entregará dentro de seis meses es el terreno de los malentendidos más caros. Pida ver una versión en la que se pueda hacer clic, a intervalos regulares. Cada dos semanas o cada mes, pero con regularidad.

5. ¿Quién se queda con el código fuente y la propiedad intelectual?

Esta pregunta debe tener una respuesta clara en el contrato. ¿Se cede el código fuente a la organización o solo se concede un derecho de uso? ¿Qué pasa si la empresa cierra o si se separan los caminos?

Si la respuesta no se escribe, el día que quiera cambiar de empresa puede que solo le quede un programa que funciona.

6. ¿Quién se encargará del mantenimiento después de la entrega?

El software no termina el día de la entrega. Los sistemas operativos se actualizan, aparecen vulnerabilidades en las bibliotecas, los usuarios traen nuevas necesidades. Pregunte por el alcance, la duración y el precio del mantenimiento ya en la fase de oferta. También debe constar por escrito en cuánto tiempo se atenderá un error.

7. ¿Cómo protegen los datos?

Si el software va a tratar datos personales, en la primera reunión ya se ve cómo se acerca la empresa a esos datos. ¿Se registra quién accede a qué datos? ¿Dónde están las copias de seguridad? ¿En qué país están los servidores? ¿Quiénes son los subcontratistas?

Si una empresa responde a estas preguntas con un «no se preocupe», pase a otra que dé respuestas concretas. La seguridad de los datos es una obligación que la ley impone al responsable del tratamiento. Encargar el software a otra empresa no elimina esa obligación.

8. ¿Quién trabajará en el proyecto?

Puede que la persona que viene a la reunión comercial no sea la que escriba el código. Es normal. Pero usted querrá saber quién trabajará en el proyecto, quién tomará las decisiones y quién le responderá. Una empresa que presenta a su equipo con nombre y apellidos responde a esto sin dificultad.

9. ¿Cómo hicieron antes un trabajo parecido?

En lugar de una lista de referencias, pídales que le cuenten un proyecto. Dónde tuvieron dificultades, qué cambiaron, cuál fue el resultado. Una empresa que sabe contar la parte difícil de un proyecto es porque lo ha hecho de verdad.

Puede que no le den el nombre del cliente por confidencialidad. Es normal. Pero deben poder explicar el proceso.

10. ¿Hay algún motivo para que no hagamos este proyecto?

La última pregunta es algo inusual, pero dice mucho. Una buena empresa a veces responde «para esto no hace falta software a medida, este producto estándar le sirve». Otras veces dice «este alcance no cabe en este presupuesto». Oír esto le indica que habla con alguien que dice la verdad aunque pierda el encargo.

Tratamos la decisión entre un paquete estándar y el software a medida en otro artículo.

Cuánto importa estar cerca

Para una organización de Ankara, trabajar con una empresa de software de Ankara es una ventaja, pero no una obligación. Unos cuantos talleres presenciales en las primeras semanas ayudan a entender antes el alcance. Ver juntos un sistema que funciona sobre el terreno, también.

Después, lo decisivo no es la distancia, sino el orden en la comunicación. Que las decisiones queden por escrito, ver versiones con regularidad y recibir respuesta el mismo día sirve más que estar en el mismo edificio.

En resumen

Lo que distingue a una empresa de software no es el precio de la oferta, sino sus respuestas en la primera reunión. Una empresa que responde con datos concretos sobre alcance, criterios de aceptación, código fuente, mantenimiento y seguridad de los datos también trabajará de forma concreta durante el proyecto.