¿Paquete estándar o software a medida? Cómo decidir

Una parte de las organizaciones que acuden a nosotros en realidad no necesita software a medida. Un producto estándar bien configurado les resuelve el trabajo. Para una empresa de software, decir esto significa perder un encargo a corto plazo. A largo plazo, sale mucho más barato que empezar un proyecto equivocado.

En este artículo explico cómo decidimos entre un paquete estándar y el software a medida.

Primera pregunta: ¿hasta qué punto es estándar su trabajo?

Contabilidad, nóminas, correo electrónico, documentos de oficina. Estas tareas funcionan en gran medida igual en todas las organizaciones, y la normativa también hace que se parezcan. En estos ámbitos hay productos maduros y muy extendidos. Desarrollarlos desde cero rara vez tiene sentido.

El proceso que distingue a una organización de las demás es otra cosa. La forma en que un hospital conecta los datos de sus equipos con el flujo clínico, el método de evaluación de un centro educativo, el proceso de producción que una empresa ha desarrollado por su cuenta. Un producto estándar solo encaja en estos procesos si la organización se adapta al producto.

La regla es sencilla. Si su trabajo es estándar, producto estándar. Si lo que le hace distinto está dentro del software, software a medida.

Calcule el coste a cinco años

El primer año de un paquete estándar suele parecer barato. La instalación es rápida y la primera factura, pequeña. Quedarse ahí en la comparación lleva a error.

En un cálculo a cinco años aparecen otras partidas. La licencia, que sube a medida que crece el número de usuarios. Las adaptaciones para las tareas que no encajan en el paquete. Rehacer las adaptaciones que se rompen en la siguiente versión. El segundo proceso informal que se monta para el trabajo que no cabe en el paquete, que muchas veces es una hoja de Excel.

El software a medida también tiene un coste a cinco años. El desarrollo inicial, el alojamiento y el mantenimiento. La diferencia es que ese coste es más previsible y lo controla la organización. Tratamos estas partidas por separado en el artículo que escribimos sobre el coste.

¿Dónde están los datos?

La mayoría de los productos estándar en la nube tienen sus servidores fuera de Turquía. Para una organización que trata datos personales, eso significa, a efectos legales, una transferencia de datos al extranjero. Hay forma de hacerlo, pero la decisión debe tomarse con conocimiento de causa.

También está la cuestión del acceso a los datos. Si quiere dejar el producto estándar, ¿en qué formato, en cuánto tiempo y con qué grado de integridad puede recuperar sus datos? Haga esta pregunta antes de firmar el contrato. Un producto con una respuesta poco clara le ha atado a él.

La dependencia existe en los dos sentidos

Con un paquete estándar, la dependencia es del producto. Usted no decide las subidas de precio, las funciones que se eliminan ni el rumbo del producto.

Con el software a medida también hay dependencia, esta vez de la empresa que lo desarrolla. Si el código fuente no está en sus manos, si no hay documentación y si otro equipo no puede leer el código, cambiar de empresa se vuelve casi imposible. Por eso, con el software a medida hay que exigir que se entreguen a la organización el código fuente, la documentación y los pasos de despliegue.

Muchas veces la respuesta son los dos

Las estructuras más sanas que hemos visto son mixtas. Las tareas estándar funcionan en productos estándar. El proceso que hace distinta a la organización, en software a medida. Y entre ambos hay una integración bien hecha, para que los mismos datos no se introduzcan dos veces.

Con esta estructura, el alcance del software a medida se reduce y se entrega antes. Y los productos estándar se libran de las tareas que les cuestan.

Cuándo decimos que mejor no lo desarrollemos

Cuando una organización acude a nosotros y vemos que su necesidad se cubre con un producto muy extendido, se lo decimos. Si hace falta, le ayudamos a conectar ese producto con sus sistemas actuales. Recomendamos software a medida donde de verdad marca la diferencia.

En resumen

Producto estándar para el trabajo estándar, software a medida para lo que hace distinta a la organización. Haga la comparación con el coste de cinco años, no del primero. Tenga en cuenta también dónde están los datos y cómo los recuperará si se va.