Hazır paket mi, özel yazılım mı: nasıl karar verilir

Bize gelen kurumların bir kısmı aslında özel yazılıma ihtiyaç duymuyor. Doğru yapılandırılmış hazır bir ürün işlerini görüyor. Bir yazılım şirketi olarak bunu söylemek, kısa vadede bir işi kaybetmek demek. Uzun vadede ise yanlış bir projeye başlamaktan çok daha ucuz.

Bu yazıda hazır paket ile özel yazılım arasında nasıl karar verdiğimizi anlatıyorum.

İlk soru: işiniz ne kadar standart?

Muhasebe, bordro, e-posta, ofis belgeleri. Bu işler her kurumda büyük ölçüde aynı yürüyor, mevzuat da onları birbirine benzetiyor. Bu alanlarda olgun ve yaygın kullanılan ürünler var. Bunları sıfırdan yazmak nadiren mantıklı.

Kurumu diğerlerinden ayıran iş akışı ise başka. Bir hastanenin cihaz verisini klinik akışa bağlama biçimi, bir eğitim kurumunun ölçme yöntemi, bir şirketin kendi geliştirdiği üretim süreci. Hazır bir ürün bu akışlara ancak kurum kendini ürüne uydurursa uyuyor.

Kural basit. İşiniz standartsa hazır ürün. İşinizi farklı kılan şey yazılımın içindeyse özel yazılım.

Maliyeti beş yıl üzerinden hesaplayın

Hazır paketin ilk yılı genellikle ucuz görünüyor. Kurulum hızlı, ilk fatura küçük. Karşılaştırmayı burada bırakmak yanıltıcı.

Beş yıllık bir hesapta başka kalemler de görünür hâle geliyor. Kullanıcı sayısı arttıkça artan lisans ücreti. Pakete uymayan işler için yapılan uyarlamalar. Bir sonraki sürümde bozulan uyarlamaların yeniden yapılması. Pakete sığmayan iş için kurulan ikinci, gayriresmî süreç, yani çoğu zaman bir Excel dosyası.

Özel yazılımın da beş yıllık bir maliyeti var. İlk geliştirme, barındırma ve bakım. Fark, bu maliyetin daha öngörülebilir ve kurumun kontrolünde olması. Bu kalemleri maliyet üzerine yazdığımız yazıda ayrıca ele aldık.

Veri nerede duruyor?

Bulut tabanlı hazır ürünlerin çoğunun sunucusu Türkiye dışında. Kişisel veri işleyen bir kurum için bu, kanun açısından yurt dışına veri aktarımı demek. Bunun yolu var ama karar bilinçli verilmeli.

Bir de veriye erişim meselesi var. Hazır üründen ayrılmak istediğinizde verinizi hangi biçimde, ne kadar sürede ve ne kadar eksiksiz alabiliyorsunuz? Bu soruyu sözleşmeden önce sorun. Cevabı belirsiz bir ürün, sizi kendine bağlamış demektir.

Bağımlılık iki yönde de var

Hazır pakette bağımlılık ürüne. Fiyat artışlarını, kaldırılan özellikleri ve ürünün yönünü siz belirlemiyorsunuz.

Özel yazılımda da bağımlılık var, bu sefer geliştiren şirkete. Kaynak kod sizde değilse, belgeler yazılmamışsa ve kodu başka bir ekip okuyamıyorsa, şirket değiştirmek neredeyse imkânsız hâle gelir. Bu yüzden özel yazılımda kaynak kodun, belgelerin ve dağıtım adımlarının kuruma teslim edilmesini istemek gerekir.

Çoğu zaman cevap ikisi birden

Gördüğümüz en sağlıklı yapılar karma. Standart işler hazır ürünlerde yürüyor. Kurumu farklı kılan iş akışı özel yazılımda. İkisinin arasında da düzgün bir entegrasyon var, böylece aynı veri iki kez girilmiyor.

Bu yapıda özel yazılımın kapsamı küçülüyor ve daha hızlı teslim ediliyor. Hazır ürünler de zorlandıkları işlerden kurtuluyor.

Ne zaman yazmayalım diyoruz

Bir kurum bize geldiğinde, ihtiyacın yaygın kullanılan bir ürünle karşılanabildiğini görürsek bunu söylüyoruz. Gerekirse o ürünün mevcut sistemlere bağlanmasında yardımcı oluyoruz. Özel yazılımı, gerçekten fark yarattığı yerde öneriyoruz.

Kısaca

Standart iş için hazır ürün, kurumu farklı kılan iş için özel yazılım. Karşılaştırmayı ilk yılın değil beş yılın maliyetiyle yapın. Verinin nerede durduğunu ve ayrılırken nasıl geri alınacağını da hesaba katın.