ترحيل البيانات عند الانتقال إلى برمجيات جديدة: لماذا نعدّ السجلات ثلاث مرات

حين تنتقل مؤسسة إلى نظام جديد، فإن أكثر ما تتحدث عنه هو ميزات النظام الجديد. الشاشات، والتقارير، وتطبيق الجوال. أما طريقة نقل البيانات من النظام القديم فتُترك عادة إلى النهاية، ويُكتفى بعبارة «سنجري عملية نقل».

وهنا بالضبط تتعثر المشاريع. الشيفرة تعمل، والشاشات جاهزة، لكن جزءًا من سجلات العملاء يصل ناقصًا، ولا أحد يعرف كم سجلًا نقص ولماذا.

أشرح في هذا المقال ما الذي نتحقق منه قبل الترحيل وأثناءه وبعده.

الجرد أولًا

لا نبدأ الترحيل بأول سطر من الشيفرة، بل بقائمة. ما الجداول الموجودة في النظام القديم، وكم سجلًا في كل منها، وماذا يعني كل حقل، وأيها لم يعد مستخدمًا.

أكثر مفاجأة تظهر في هذه القائمة هي حفظ المعلومة نفسها في مكانين. عنوان العميل موجود في جدول العملاء وفي جدول الفواتير، والاثنان لا يتطابقان. أيهما يُعتمد صحيحًا ليس قرارًا تقنيًا، بل قرار تتخذه المؤسسة. ويجب طرح هذا السؤال قبل الترحيل.

والمفاجأة الثانية أن يكون النظام القديم ملف Excel. في Excel، كل حقل غير مقيّد بقاعدة هو حقل كتب فيه أحدهم يومًا شيئًا مختلفًا «بشكل مؤقت». فتظهر صفوف كُتب في عمود التاريخ فيها «لا يوجد»، وخلايا في عمود الهاتف تحتوي رقمين.

مطابقة الحقول

النظامان لا يحفظان البيانات بالشكل نفسه. قد يكون في النظام القديم حقل واحد للاسم الكامل، بينما في الجديد حقلان منفصلان. وقد تكون المدينة نصًا حرًا في النظام القديم، بينما تُختار في الجديد من قائمة.

نكتب لكل حقل قاعدة مطابقة: الحقل القديم، والحقل الجديد، والتحويل بينهما. السجلات التي لا تتوافق مع القاعدة لا تُصحَّح بصمت، بل تذهب إلى قائمة منفصلة. ونراجع تلك القائمة مع المؤسسة سجلًا سجلًا.

التصحيح الصامت يبدو مغريًا، لكنه أسوأ ما يمكن فعله في الترحيل. السجل الخاطئ كان خاطئًا في النظام القديم. إذا صُحّح بالتخمين أثناء الترحيل، يصبح في النظام الجديد سجلًا يبدو صحيحًا لكنه خاطئ. ولن ينتبه إليه أحد بعد ذلك.

العدّ ثلاث مرات

حين ينتهي الترحيل، نعدّ السجلات في ثلاث نقاط قبل أن نقول «اكتمل».

الأولى المصدر. عدد السجلات التي يجب ترحيلها في النظام القديم، جدولًا جدولًا.

الثانية النقل. عدد السجلات التي قرأها نص الترحيل البرمجي وحوّلها وأفردها في القائمة المنفصلة.

الثالثة الهدف. عدد السجلات التي أُنشئت فعلًا في النظام الجديد.

يجب أن يساوي المصدر مجموع المنقول والمُفرَد. ويجب أن يساوي المنقول الهدف. إذا لم تتحقق هاتان المساواتان فالترحيل لم ينتهِ، مهما كان الفرق صغيرًا. فرق بضع مئات من السجلات يعني ضياع تاريخ بضع مئات من العملاء.

تطابق الأعداد وحده لا يكفي. قد تتطابق الأعداد ويكون المحتوى قد تلف. لذلك نفتح سجلات مختارة عشوائيًا في النظامين جنبًا إلى جنب ونقارنها حقلًا حقلًا. وللحقول الحرجة مثل المبالغ والتواريخ نحسب أيضًا المجاميع والقيم الملخصة في الطرفين بشكل منفصل.

الترحيل التجريبي وخطة الرجوع

لا نجري الترحيل الفعلي لأول مرة في اليوم الفعلي. نجري أولًا عمليتي ترحيل تجريبيتين على الأقل باستخدام نسخة من البيانات. في كل تجربة نقيس المدة، ونراجع السجلات المُفرَدة، ونصحح قواعد المطابقة.

قبل الترحيل الفعلي تُكتب خطة رجوع. ماذا نفعل إذا توقف الترحيل في منتصفه أو لم تتطابق الأعداد، وإلى أي نقطة يمكن الرجوع إلى النظام القديم، ومن يتخذ هذا القرار. حين تُطرح هذه الأسئلة يوم الترحيل، تأتي الإجابات على عجل.

النظامان معًا لفترة قصيرة

حين يكون ذلك ممكنًا، يبقى النظام القديم مفتوحًا للقراءة فقط لفترة قصيرة بعد تشغيل النظام الجديد. إذا بدا سجل ناقصًا أو خاطئًا، يمكن الرجوع إلى النظام القديم والمقارنة.

وتُحدَّد نهاية هذه الفترة من البداية. إذا لم تُحدَّد، يعيش النظامان جنبًا إلى جنب لأشهر، ويعود النقاش حول أيهما الصحيح.

عدم الترحيل قرار أيضًا

ليس كل سجل قديم ملزمًا بالانتقال إلى النظام الجديد. نقل البيانات التي انتهت مدة الاحتفاظ بها إلى النظام الجديد يجعل المؤسسة تستمر في الاحتفاظ بها دون حاجة. وفيما يخص البيانات الشخصية، قد يتحول ذلك أيضًا إلى إخلال بالتزام.

الترحيل لحظة مناسبة لإجراء هذا الاستبعاد. نحدد السجلات التي انتهت مدة الاحتفاظ بها، ونستثنيها من الترحيل بموافقة المؤسسة، ونوثّق عملية الحذف. وهكذا يبدأ النظام الجديد نظيفًا.

باختصار

ترحيل البيانات ليس عملية نقل، بل مشروع صغير. الترحيل الذي يُجرى دون جرد ومطابقة وعدّ على ثلاث مراحل وترحيل تجريبي وخطة رجوع يُفقد النظام الجديد الثقة في يومه الأول.