حزمة جاهزة أم برمجيات مخصصة: كيف تتخذ القرار

جزء من المؤسسات التي تأتي إلينا لا يحتاج في الواقع إلى برمجيات مخصصة. منتج جاهز مهيأ تهيئة صحيحة يفي بغرضها. أن نقول ذلك، ونحن شركة برمجيات، يعني خسارة عمل على المدى القصير. أما على المدى الطويل فهو أرخص بكثير من البدء في مشروع خاطئ.

في هذا المقال أشرح كيف نتخذ القرار بين الحزمة الجاهزة والبرمجيات المخصصة.

السؤال الأول: ما مدى قياسية عملك؟

المحاسبة، والرواتب، والبريد الإلكتروني، والمستندات المكتبية. هذه الأعمال تسير إلى حد كبير بالطريقة نفسها في كل مؤسسة، والتشريعات أيضًا تجعلها متشابهة. في هذه المجالات توجد منتجات ناضجة وواسعة الانتشار. وكتابتها من الصفر نادرًا ما تكون منطقية.

أما سير العمل الذي يميز المؤسسة عن غيرها فأمر آخر. طريقة مستشفى في ربط بيانات الأجهزة بالمسار السريري، وأسلوب مؤسسة تعليمية في القياس والتقييم، وعملية إنتاج طورتها شركة بنفسها. المنتج الجاهز لا يتوافق مع هذه المسارات إلا إذا طوّعت المؤسسة نفسها للمنتج.

القاعدة بسيطة. إذا كان عملك قياسيًا فالمنتج الجاهز. وإذا كان ما يميز عملك موجودًا داخل البرمجيات فالبرمجيات المخصصة.

احسب التكلفة على مدى خمس سنوات

تبدو السنة الأولى من الحزمة الجاهزة رخيصة عادةً. التثبيت سريع، والفاتورة الأولى صغيرة. التوقف عند هذا الحد في المقارنة مضلل.

في حساب خمس سنوات تظهر بنود أخرى. رسوم ترخيص تزداد مع ازدياد عدد المستخدمين. تهيئات تُجرى للأعمال التي لا تتوافق مع الحزمة. إعادة التهيئات التي تتعطل في الإصدار التالي. وعملية ثانية غير رسمية تُنشأ للعمل الذي لا تتسع له الحزمة، وهي في أغلب الأحيان ملف Excel.

للبرمجيات المخصصة أيضًا تكلفة خمس سنوات. التطوير الأولي، والاستضافة، والصيانة. الفرق أن هذه التكلفة أكثر قابلية للتوقع وتحت سيطرة المؤسسة. تناولنا هذه البنود على حدة في مقالنا عن التكلفة.

أين توجد البيانات؟

خوادم معظم المنتجات الجاهزة السحابية موجودة خارج تركيا. بالنسبة إلى مؤسسة تعالج بيانات شخصية، يعني هذا من منظور القانون نقل بيانات إلى الخارج. لهذا النقل طريق قانوني، لكن يجب أن يُتخذ القرار عن وعي.

وهناك أيضًا مسألة الوصول إلى البيانات. عندما تريد ترك المنتج الجاهز، بأي صيغة، وفي كم من الوقت، وبأي درجة من الاكتمال يمكنك استرجاع بياناتك؟ اطرح هذا السؤال قبل العقد. المنتج الذي يكون جوابه غامضًا قد ربطك به.

الاعتماد موجود في الاتجاهين

في الحزمة الجاهزة يكون الاعتماد على المنتج. لست أنت من يقرر زيادات الأسعار، ولا الميزات التي تُلغى، ولا اتجاه المنتج.

وفي البرمجيات المخصصة أيضًا اعتماد، لكنه هذه المرة على الشركة المطوِّرة. إذا لم تكن الشيفرة المصدرية لديك، ولم تُكتب الوثائق، ولم يكن فريق آخر قادرًا على قراءة الشيفرة، يصبح تغيير الشركة شبه مستحيل. لذلك يجب في البرمجيات المخصصة طلب تسليم الشيفرة المصدرية والوثائق وخطوات النشر إلى المؤسسة.

في أغلب الأحيان الجواب هو الاثنان معًا

أكثر البنى صحةً التي نراها هي البنى المختلطة. الأعمال القياسية تسير في منتجات جاهزة. وسير العمل الذي يميز المؤسسة في برمجيات مخصصة. وبينهما تكامل سليم، فلا تُدخَل البيانات نفسها مرتين.

في هذه البنية يصغر نطاق البرمجيات المخصصة ويُسلَّم بسرعة أكبر. والمنتجات الجاهزة أيضًا تتخلص من الأعمال التي كانت تجهد فيها.

متى نقول لا داعي لأن نكتبها

عندما تأتي إلينا مؤسسة ونرى أن احتياجها يمكن تلبيته بمنتج واسع الانتشار، نقول ذلك. وإن لزم الأمر نساعد في ربط ذلك المنتج بالأنظمة القائمة. نوصي بالبرمجيات المخصصة حيث تُحدث فرقًا حقيقيًا.

باختصار

منتج جاهز للعمل القياسي، وبرمجيات مخصصة للعمل الذي يميز المؤسسة. أجرِ المقارنة بتكلفة خمس سنوات لا بتكلفة السنة الأولى. وضع في الحسبان أيضًا أين توجد البيانات وكيف ستُسترجع عند المغادرة.