Zehn Fragen bei der Auswahl einer Softwarefirma

Wenn eine Organisation eine Softwarefirma sucht, liegen meist drei oder vier Angebote vor. Die Preise sind verschieden, die Laufzeiten auch, aber die Texte ähneln sich stark. In allen stehen „agile Methoden“, „skalierbare Architektur“ und „End-to-End-Lösung“.

Diese Wörter unterscheiden keine Firma von der anderen. Was sie unterscheidet, sind die Antworten auf die Fragen im ersten Gespräch. In diesem Beitrag liste ich diese Fragen auf. Als Softwarefirma bekommen auch wir sie gestellt, und wir wollen, dass man sie uns stellt.

1. Wie ermitteln Sie den Umfang?

Eine gute Firma nennt im ersten Gespräch keinen Preis. Sie versucht zuerst zu verstehen, was gebaut werden soll. Wer wird die Software nutzen, wie läuft die Arbeit heute, mit welchen Systemen muss sie sprechen, welche Daten verarbeitet sie.

Ein Preis ohne Antworten auf diese Fragen ist keine Schätzung, sondern eine Hoffnung. Steht im Angebot nicht, wie der Umfang ermittelt wurde, fragen Sie nach.

2. Schreiben Sie auf, was Sie nicht wissen?

Am Anfang jedes Projekts gibt es Unbekannte. Wie viele Daten kommen aus dem Altsystem, ist die Dokumentation einer Schnittstelle aktuell, wie nehmen die Nutzer die neue Oberfläche an.

Eine Firma, die das offen ins Angebot schreibt, zeigt Ihnen, wo das Risiko liegt. Ein Angebot, das alles in einem Festpreis versteckt, macht das Risiko unsichtbar. Das Risiko verschwindet nicht, es zeigt sich nur später.

3. Woran messen wir die Abnahme?

Die meisten Streitigkeiten in Softwareprojekten entstehen an der Frage „Funktioniert es?“. Der Grund ist nicht technisch. Es wurde nur nie aufgeschrieben, was „funktioniert“ bedeuten soll.

Stellen Sie diese Frage selbst. Für jede Funktion sollte schriftlich festgehalten sein, wann sie als fertig gilt. Das haben wir im Beitrag über Abnahmekriterien ausführlich beschrieben.

4. Wie oft sehen wir etwas, das läuft?

Eine Software, die in sechs Monaten übergeben wird, sechs Monate lang nicht zu sehen, ist der Nährboden für die teuersten Missverständnisse. Bestehen Sie darauf, in regelmäßigen Abständen eine klickbare Version zu sehen. Alle zwei Wochen oder einmal im Monat, aber regelmäßig.

5. Bei wem bleiben Quellcode und Rechte am geistigen Eigentum?

Auf diese Frage braucht es eine klare Antwort im Vertrag. Wird der Quellcode mit allen Rechten an die Organisation übertragen, oder gibt es nur ein einfaches Nutzungsrecht? Was passiert, wenn die Firma schließt oder sich die Wege trennen?

Steht die Antwort nicht im Vertrag, haben Sie an dem Tag, an dem Sie die Firma wechseln wollen, womöglich nur ein laufendes Programm in der Hand.

6. Wer kümmert sich nach der Übergabe?

Software ist am Tag der Übergabe nicht fertig. Betriebssysteme werden aktualisiert, in Bibliotheken tauchen Sicherheitslücken auf, Nutzer bringen neue Anforderungen. Fragen Sie schon in der Angebotsphase nach Umfang, Laufzeit und Kosten der Wartung. Auch die Frist, in der ein Fehler bearbeitet wird, sollte schriftlich festgehalten sein.

7. Wie schützen Sie die Daten?

Wenn die Software personenbezogene Daten verarbeitet, merken Sie schon im ersten Gespräch, wie die Firma damit umgeht. Wird protokolliert, wer auf welche Daten zugreift, wo liegen die Backups, in welchem Land stehen die Server, wer sind die Unterauftragnehmer?

Wechseln Sie von einer Firma, die mit „Keine Sorge“ antwortet, zu einer, die konkret antwortet. Datensicherheit ist eine Pflicht, die das Gesetz dem Verantwortlichen auferlegt. Dass Sie die Software von jemand anderem entwickeln lassen, hebt diese Pflicht nicht auf.

8. Wer arbeitet im Projekt?

Die Person im Vertriebsgespräch und die Person, die den Code schreibt, sind vielleicht nicht dieselbe. Das ist normal. Aber Sie wollen wissen, wer im Projekt arbeitet, wer entscheidet und wer Ihnen antwortet. Eine Firma, die ihr Team mit Namen vorstellt, beantwortet diese Frage leicht.

9. Wie haben Sie etwas Ähnliches schon gemacht?

Bitten Sie statt einer Referenzliste darum, ein Projekt zu erzählen. Wo gab es Schwierigkeiten, was wurde geändert, was kam heraus. Eine Firma, die den schwierigen Teil eines Projekts erzählen kann, hat es wirklich gemacht.

Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen sie vielleicht keinen Kundennamen. Das ist normal. Den Ablauf sollten sie aber beschreiben können.

10. Gibt es einen Grund, dieses Projekt nicht zu machen?

Die letzte Frage ist etwas ungewöhnlich, sagt aber viel. Eine gute Firma sagt manchmal: „Dafür brauchen Sie keine Individualsoftware, dieses fertige Produkt reicht.“ Manchmal sagt sie auch: „Dieser Umfang passt nicht in dieses Budget.“ Wenn Sie das hören, sprechen Sie mit jemandem, der die Wahrheit sagt, auch wenn er dabei den Auftrag verliert.

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware und Individualsoftware haben wir in einem eigenen Beitrag behandelt.

Wie wichtig ist räumliche Nähe

Für eine Organisation in Ankara ist eine Softwarefirma in Ankara ein Vorteil, aber keine Pflicht. Einige Workshops vor Ort in den ersten Wochen helfen, den Umfang schneller richtig zu verstehen. Dasselbe gilt dafür, ein System im laufenden Betrieb gemeinsam anzusehen.

Danach entscheidet nicht die Entfernung, sondern die Ordnung der Kommunikation. Schriftlich festgehaltene Entscheidungen, regelmäßige Versionen und Antworten noch am selben Tag bringen mehr als dasselbe Gebäude.

Kurz gesagt

Was eine Softwarefirma unterscheidet, ist nicht der Preis im Angebot, sondern ihre Antworten im ersten Gespräch. Eine Firma, die auf Fragen zu Umfang, Abnahmekriterien, Quellcode, Wartung und Datensicherheit konkret antwortet, arbeitet auch im Projekt konkret.