Standardsoftware oder Individualsoftware: wie man entscheidet

Ein Teil der Organisationen, die zu uns kommen, braucht eigentlich keine Individualsoftware. Ein richtig konfiguriertes fertiges Produkt erfüllt ihren Bedarf. Das als Softwarefirma zu sagen, heißt kurzfristig, einen Auftrag zu verlieren. Langfristig ist es aber viel günstiger, als ein falsches Projekt zu beginnen.

In diesem Beitrag beschreibe ich, wie wir zwischen Standardsoftware und Individualsoftware entscheiden.

Die erste Frage: Wie standardisiert ist Ihre Arbeit?

Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail, Office-Dokumente. Diese Aufgaben laufen in jeder Organisation weitgehend gleich ab, und auch die Vorschriften machen sie einander ähnlich. In diesen Bereichen gibt es ausgereifte, weit verbreitete Produkte. Sie neu zu entwickeln, ist selten sinnvoll.

Anders ist es mit dem Arbeitsablauf, der eine Organisation von anderen unterscheidet. Wie ein Krankenhaus Gerätedaten in den klinischen Ablauf einbindet, wie eine Bildungseinrichtung Leistungen misst, ein Produktionsprozess, den ein Unternehmen selbst entwickelt hat. Ein fertiges Produkt passt zu solchen Abläufen nur, wenn sich die Organisation an das Produkt anpasst.

Die Regel ist einfach. Ist Ihre Arbeit Standard, nehmen Sie ein fertiges Produkt. Steckt das, was Ihre Arbeit besonders macht, in der Software, nehmen Sie Individualsoftware.

Rechnen Sie die Kosten über fünf Jahre

Das erste Jahr mit Standardsoftware wirkt meist günstig. Die Einrichtung geht schnell, die erste Rechnung ist klein. Den Vergleich hier zu beenden, führt in die Irre.

In einer Rechnung über fünf Jahre werden weitere Posten sichtbar. Lizenzgebühren, die mit der Zahl der Nutzer steigen. Anpassungen für Aufgaben, die nicht ins Produkt passen. Die Neuerstellung von Anpassungen, die mit der nächsten Version kaputtgehen. Ein zweiter, inoffizieller Prozess für die Arbeit, die nicht ins Produkt passt, also meistens eine Excel-Datei.

Auch Individualsoftware hat Kosten über fünf Jahre. Erstentwicklung, Hosting und Wartung. Der Unterschied: Diese Kosten sind besser planbar und liegen in der Hand der Organisation. Diese Posten haben wir im Beitrag über Kosten gesondert behandelt.

Wo liegen die Daten?

Bei den meisten cloudbasierten Standardprodukten stehen die Server außerhalb der Türkei. Für eine Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet, ist das rechtlich eine Übermittlung ins Ausland. Dafür gibt es Wege, aber die Entscheidung sollte bewusst getroffen werden.

Dazu kommt die Frage des Datenzugriffs. Wenn Sie das Produkt verlassen wollen: In welchem Format, in welcher Zeit und wie vollständig bekommen Sie Ihre Daten? Stellen Sie diese Frage vor dem Vertrag. Ein Produkt mit unklarer Antwort hat Sie an sich gebunden.

Abhängigkeit gibt es in beide Richtungen

Bei Standardsoftware hängen Sie vom Produkt ab. Preiserhöhungen, gestrichene Funktionen und die Richtung des Produkts bestimmen nicht Sie.

Auch bei Individualsoftware gibt es Abhängigkeit, diesmal von der Firma, die sie entwickelt. Liegt der Quellcode nicht bei Ihnen, gibt es keine Dokumentation und kann kein anderes Team den Code lesen, wird ein Firmenwechsel fast unmöglich. Deshalb sollten Sie bei Individualsoftware verlangen, dass Quellcode, Dokumentation und Deployment-Schritte an die Organisation übergeben werden.

Oft lautet die Antwort: beides

Die gesündesten Strukturen, die wir sehen, sind gemischt. Standardaufgaben laufen in fertigen Produkten. Der Arbeitsablauf, der die Organisation ausmacht, läuft in Individualsoftware. Dazwischen gibt es eine saubere Integration, sodass dieselben Daten nicht zweimal eingegeben werden.

In dieser Struktur wird der Umfang der Individualsoftware kleiner, und sie ist schneller fertig. Die fertigen Produkte werden von Aufgaben befreit, mit denen sie sich schwertun.

Wann wir sagen: Lassen Sie es uns nicht entwickeln

Wenn eine Organisation zu uns kommt und wir sehen, dass ein verbreitetes Produkt den Bedarf deckt, sagen wir das. Wenn nötig, helfen wir dabei, dieses Produkt an die bestehenden Systeme anzubinden. Individualsoftware empfehlen wir dort, wo sie wirklich einen Unterschied macht.

Kurz gesagt

Fertige Produkte für Standardaufgaben, Individualsoftware für das, was die Organisation besonders macht. Vergleichen Sie die Kosten nicht über das erste Jahr, sondern über fünf Jahre. Berücksichtigen Sie auch, wo die Daten liegen und wie Sie sie beim Wechsel zurückbekommen.