Pacote pronto ou software à medida: como decidir

Algumas das organizações que nos procuram não precisam, na verdade, de software à medida. Um produto pronto, bem configurado, resolve o problema. Para uma empresa de software, dizer isto significa perder um trabalho no curto prazo. No longo prazo, sai muito mais barato do que começar o projeto errado.

Neste artigo explico como decidimos entre um pacote pronto e software à medida.

Primeira pergunta: até que ponto o seu trabalho é padrão?

Contabilidade, processamento salarial, e-mail, documentos de escritório. Estas tarefas funcionam praticamente da mesma maneira em todas as organizações, e a legislação também as torna parecidas. Nestas áreas há produtos maduros e muito usados. Desenvolvê-los de raiz raramente faz sentido.

O fluxo de trabalho que distingue a organização das outras é outra coisa. A forma como um hospital liga os dados dos equipamentos ao circuito clínico, o método de avaliação de uma instituição de ensino, o processo de produção que uma empresa desenvolveu. Um produto pronto só se adapta a estes fluxos se a organização se adaptar ao produto.

A regra é simples. Se o trabalho é padrão, produto pronto. Se aquilo que torna o seu trabalho diferente está dentro do software, software à medida.

Calcule o custo a cinco anos

O primeiro ano de um pacote pronto costuma parecer barato. A instalação é rápida, a primeira fatura é pequena. Parar a comparação aqui é enganador.

Numa conta a cinco anos aparecem outras rubricas. A licença, que cresce com o número de utilizadores. As adaptações para o trabalho que não cabe no pacote. Refazer as adaptações que deixam de funcionar na versão seguinte. O segundo processo, informal, criado para o trabalho que não cabe no pacote, que muitas vezes é um ficheiro Excel.

O software à medida também tem um custo a cinco anos. O desenvolvimento inicial, o alojamento e a manutenção. A diferença é que esse custo é mais previsível e fica sob controlo da organização. Tratámos estas rubricas no artigo sobre custos.

Onde ficam os dados?

A maioria dos produtos prontos na nuvem tem os servidores fora da Turquia. Para uma organização que trata dados pessoais, isto significa, do ponto de vista legal, uma transferência de dados para o estrangeiro. Há forma de o fazer, mas a decisão deve ser tomada de forma consciente.

Há ainda a questão do acesso aos dados. Quando quiser deixar o produto pronto, em que formato, em quanto tempo e com que grau de completude consegue recuperar os seus dados? Faça esta pergunta antes do contrato. Um produto com uma resposta vaga já o prendeu a si.

A dependência existe nos dois sentidos

Num pacote pronto, a dependência é em relação ao produto. Não é a organização que decide os aumentos de preço, as funcionalidades retiradas nem o rumo do produto.

No software à medida também há dependência, desta vez em relação à empresa que o desenvolve. Se o código-fonte não está consigo, se a documentação não foi escrita e se outra equipa não consegue ler o código, mudar de empresa torna-se quase impossível. Por isso, no software à medida deve exigir que o código-fonte, a documentação e os passos de implementação sejam entregues à organização.

Muitas vezes a resposta é ambos

As estruturas mais saudáveis que vemos são mistas. As tarefas padrão funcionam em produtos prontos. O fluxo de trabalho que distingue a organização funciona em software à medida. Entre os dois há uma boa integração, para que os mesmos dados não sejam introduzidos duas vezes.

Nesta estrutura, o âmbito do software à medida diminui e a entrega é mais rápida. E os produtos prontos ficam livres das tarefas para as quais não servem.

Quando dizemos que é melhor não desenvolver

Quando uma organização nos procura e vemos que a necessidade pode ser resolvida com um produto muito usado, dizemo-lo. Se for preciso, ajudamos a ligar esse produto aos sistemas existentes. Recomendamos software à medida onde ele faz realmente a diferença.

Em resumo

Produto pronto para o trabalho padrão, software à medida para o trabalho que distingue a organização. Compare com o custo de cinco anos, não do primeiro ano. E tenha em conta onde ficam os dados e como os recupera quando sair.