Dez perguntas a fazer ao escolher uma empresa de software

Quando uma organização procura uma empresa de software, costuma ter três ou quatro propostas na mão. Os preços são diferentes, os prazos também, mas os textos são muito parecidos. Todos falam de «metodologia ágil», «arquitetura escalável» e «solução ponta a ponta».

Estas palavras não distinguem uma empresa da outra. O que as distingue são as respostas às perguntas feitas na primeira reunião. Neste artigo enumero essas perguntas. Como empresa de software, também nos fazem estas perguntas, e queremos que as façam.

1. Como definem o âmbito?

Uma boa empresa não diz um preço na primeira reunião. Primeiro tenta perceber o que há a fazer. Quem vai usar o sistema, como funciona hoje o trabalho, com que sistemas tem de comunicar, que dados vai tratar.

Um preço dado sem resposta a estas perguntas não é uma estimativa, é uma esperança. Se a proposta não explica como foi definido o âmbito, pergunte.

2. Escrevem o que não sabem?

Todos os projetos começam com incógnitas. Quantos dados virão do sistema antigo, se a documentação de uma integração está atualizada, como os utilizadores vão reagir ao novo ecrã.

Uma empresa que escreve isto claramente na proposta está a mostrar onde está o risco. Uma proposta que enterra tudo num preço fechado torna o risco invisível. O risco não desaparece, apenas aparece mais tarde.

3. Com base em quê vamos aceitar a entrega?

A maior parte dos desacordos em projetos de software nasce da pergunta «funciona?». A causa não é técnica. Simplesmente, ninguém escreveu à partida o que significa «funciona».

Faça esta pergunta. Para cada funcionalidade, deve estar escrito em que situação se considera concluída. Explicámos isto em detalhe no artigo sobre critérios de aceitação.

4. Com que frequência vamos ver algo a funcionar?

Não ver durante seis meses um software que só será entregue daqui a seis meses é o terreno dos mal-entendidos mais caros. Peça para ver, a intervalos regulares, uma versão em que se possa clicar. De duas em duas semanas ou uma vez por mês, mas com regularidade.

5. Com quem ficam o código-fonte e os direitos de propriedade intelectual?

O contrato deve ter uma resposta clara a esta pergunta. O código-fonte é transferido para a organização, ou é concedido apenas um direito de utilização? O que acontece se a empresa fechar ou se os caminhos se separarem?

Se a resposta não ficar escrita, no dia em que quiser mudar de empresa pode ficar apenas com um programa que funciona.

6. Quem trata da manutenção depois da entrega?

O software não acaba no dia em que é entregue. Os sistemas operativos são atualizados, surgem falhas de segurança nas bibliotecas, os utilizadores trazem novas necessidades. Pergunte pelo âmbito, duração e preço da manutenção ainda na fase de proposta. O prazo para tratar um erro também deve ficar escrito.

7. Como protegem os dados?

Se o software vai tratar dados pessoais, a forma como a empresa encara esses dados percebe-se logo na primeira reunião. Fica registado quem acede a que dados? Onde estão as cópias de segurança? Em que país estão os servidores? Quem são os subcontratantes?

Se uma empresa responde a estas perguntas com «não se preocupe», passe para uma empresa que dê respostas concretas. A segurança dos dados é uma obrigação que a lei impõe ao responsável pelo tratamento. Encomendar o software a outra entidade não elimina essa obrigação.

8. Quem vai trabalhar no projeto?

A pessoa que vem à reunião comercial pode não ser a mesma que vai escrever o código. Isso é natural. Mas vai querer saber quem trabalha no projeto, quem decide e quem lhe responde. Uma empresa que apresenta a equipa pelo nome responde facilmente a esta pergunta.

9. Como fizeram um trabalho semelhante antes?

Em vez de uma lista de referências, peça que lhe contem um projeto. Onde tiveram dificuldades, o que mudaram, qual foi o resultado. Uma empresa capaz de contar a parte difícil de um projeto fê-lo de facto.

Por razões de confidencialidade, talvez não possam dar o nome do cliente. É normal. Mas devem conseguir descrever o processo.

10. Há alguma razão para não fazermos este projeto?

A última pergunta é pouco habitual, mas diz muito. Uma boa empresa às vezes diz «não precisa de software à medida, este produto pronto resolve». Outras vezes diz «este âmbito não cabe neste orçamento». Ouvir isto mostra que está a falar com alguém que diz a verdade, mesmo correndo o risco de perder o trabalho.

Tratámos a decisão entre pacote pronto e software à medida num artigo à parte.

Que importância tem a proximidade

Para uma organização em Ancara, trabalhar com uma empresa de software em Ancara é uma vantagem, mas não uma obrigação. Alguns workshops presenciais nas primeiras semanas ajudam a compreender o âmbito mais depressa. Ver juntos um sistema a funcionar no terreno também.

Depois, o que conta não é a distância, é a disciplina da comunicação. Registar as decisões por escrito, ver versões com regularidade e ter resposta às perguntas no mesmo dia vale mais do que estar no mesmo edifício.

Em resumo

O que distingue uma empresa de software não é o preço da proposta, são as respostas na primeira reunião. Uma empresa que responde de forma concreta sobre âmbito, critérios de aceitação, código-fonte, manutenção e segurança dos dados também trabalha de forma concreta ao longo do projeto.