Pourquoi la notice d’information doit correspondre au schéma de la base de données

Cet article commence par un texte juridique, mais la source du problème est dans le logiciel. L’endroit qui montre le plus fidèlement quelles données une organisation collecte, c’est le schéma de la base de données de l’application qu’elle utilise. Si la notice d’information ne correspond pas à ce schéma, la correction doit le plus souvent commencer par le système, pas par le texte.

Quand j'examine la notice de protection des données d'une organisation, je ne commence pas par la lire. Je commence par prendre les catégories de données qu'elle énumère et par les comparer au schéma de la base de données.

Cette comparaison donne presque toujours le même résultat : des champs existent que la notice ne mentionne pas. Parfois c'est l'inverse, des catégories figurent dans la notice mais ne sont jamais collectées par le système. Les deux cas révèlent le même problème de fond. La notice a été tirée d'un modèle, non d'une vérification réelle des faits.

L'obligation n'est pas de produire un document

L'article 10 de la loi n° 6698 exige que le responsable du traitement, lors de la collecte de données personnelles, communique certains éléments : son identité, la finalité du traitement, les destinataires auxquels les données seront transférées et pourquoi, la méthode de collecte et le fondement juridique, ainsi que les droits énoncés à l'article 11.

Le verbe clé ici est communiquer. Le document est un véhicule, l'obligation consiste à donner une information exacte. Une notice qui donne une information inexacte est pire que l'absence de notice, car l'organisation a alors formulé une déclaration qui ne correspond pas à la réalité.

C'est pourquoi la rédaction de la notice doit venir après l'inventaire, pas avant. Une organisation qui dispose d'un inventaire rédige sa notice en une journée. Celle qui n'en a pas la rédige sans vraiment savoir de quoi elle parle.

Les cinq erreurs que je rencontre le plus souvent

Je constate les mêmes erreurs depuis des années, et aucune ne provient d'un manque de connaissances juridiques.

Fusionner la notice et le consentement explicite dans une seule case à cocher. L'utilisateur coche "j'ai lu et j'accepte" et est réputé à la fois informé et consentant. Une notice est une communication, pas quelque chose que l'on accepte. Cette fusion fragilise le caractère de déclaration de volonté distincte propre au consentement.

Présenter la notice après que l'opération est déjà terminée. Le formulaire est envoyé, puis un lien vers la notice apparaît sur une page de remerciement. À ce stade, les données ont déjà été collectées.

Forcer une seule notice à couvrir tous les processus. Recrutement, contact client, relations fournisseurs et visites du site sont regroupés dans un seul document. Le résultat est une notice générale qui ne décrit fidèlement aucun d'entre eux.

Ne pas indiquer le fondement juridique, ou les énumérer tous à la fois. Une formule telle que "dans le cadre des conditions prévues aux articles 5 et 6" n'indique aucun fondement juridique. Il faut indiquer celui dont dépend réellement le traitement concerné.

Ne pas indiquer la durée de conservation. Le communiqué exige que cette information figure dans les renseignements donnés à la personne concernée, et sans elle, celle-ci n'a aucun moyen de savoir combien de temps ses données seront conservées.

Comment la notice doit être structurée

Une bonne notice se rédige processus par processus. Elle ne commence pas par "notre société traite vos données personnelles", elle commence par "lorsque vous remplissez le formulaire de contact, les données suivantes sont traitées".

Établir un tableau à quatre colonnes pour chaque processus facilite grandement la tâche : catégorie de données, finalité du traitement, fondement juridique, durée de conservation. Ce tableau une fois prêt, la notice s'écrit pratiquement d'elle-même, et le lecteur peut réellement y trouver ce qu'il cherche.

La langue compte aussi. Le communiqué exige que l'information soit transmise de façon claire, compréhensible et simple. Dans la pratique, on observe l'inverse. Les notices s'allongent, les phrases s'alourdissent, et le résultat devient illisible. Une notice que personne ne lit ne remplit pas sa fonction de communication. La simplifier n'est pas ici un choix de style, c'est ce qu'exige l'obligation.

Tenir la notice à jour

Une notice de protection des données n'est pas un document que l'on rédige une fois pour toutes. Lorsqu'un nouveau champ est ajouté, qu'un nouveau prestataire entre en jeu ou qu'un nouveau transfert est mis en place, la notice doit elle aussi être mise à jour.

La seule façon durable d'y parvenir est de lier la mise à jour au processus de développement lui-même. Une modification qui ajoute un nouveau champ de données personnelles au modèle de données doit déclencher la mise à jour à la fois de l'inventaire et de la notice. Sans ce lien, la notice s'éloigne de la réalité dès la première année, sans que personne ne s'en aperçoive.

C'est ainsi que nous avons établi ce lien sur notre propre site. Lorsque nous avons ajouté la fonction d'analyse assistée par intelligence artificielle, une section distincte expliquant le transfert international est entrée en même temps dans la notice. La fonction n'a pas été mise en ligne sans elle. C'est l'ordre qu'il faut respecter.